Пояснительная записка: образец
В современном российском документоведении под пояснительной запиской подразумевается приложение к документу, разъясняющее определенные его нюансы и изложенную в нём информацию. При этом в отношении многих документов пояснительные записки подлежат строгому государственному регулированию, в частности – при сдаче налоговой отчетности, дипломной работы или бухгалтерского баланса. В рамках статьи рассмотрим, как правильно написать пояснительную записку.
Оглавление: 1. Общий порядок составления пояснительных записок 2. Как составить пояснительную записку к налоговой отчетности 3. Как составить пояснительную записку к диплому 4. Как составить пояснительную записку к бухгалтерскому балансу
Общий порядок составления пояснительных записок
В целом, общего законодательного регулирования порядка написания и формы пояснительных записок применительно ко всему множеству возможных документов не предусмотрено. Тем не менее, отдельные нормативные акты и государственные стандарты могут устанавливать обязательное их наличие в случае оформления определённых документов, а также конкретную форму их заполнения. В частности, к документам, к которым должны прилагаться пояснительные записки относятся:
- Дипломные работы;
- Налоговая отчетность;
- Бухгалтерский баланс предприятия.
При этом в определённых ситуациях документ может считаться недействительным в целом, если к нему отсутствует приложенная пояснительная записка. Порядок и формы заполнения пояснительных записок также могут изменяться в зависимости от требований к конкретному документу. Для ситуаций же, в которых установленная форма пояснительной записки не предусматривается на федеральном уровне, допускается использование следующего порядка составления:
- Пояснительная записка в своём названии должна строго указывать, к какому документу она прилагается.
- Содержание пояснительной записки должно сжато описывать основной документ;
- Пояснительная записка либо оформляется на одном листе формата А4, либо на нескольких – в таком случае она сопровождается титульным листом, прошивается и оборачивается прозрачной обложкой, страницы её нумеруются;
- Вся терминология документа и записки должна соответствовать действующим стандартам;
- К пояснительной записке допускается формирование приложений в виде изображений, графиков, диаграмм и других дополнительных данных.
Как составить пояснительную записку к налоговой отчетности
В налоговую службу пояснительная записка подается исключительно по требованию таковой службы. Таковые требования могут возникнуть в ходе проведения камеральной проверки сданной отчетности, в случае выявления неточностей в таковой отчетности либо в ситуациях, когда требуется пояснение причин убытков предприятия и их размеров. В случае с наличием убытков, допускается также предварительно составление пояснительной записки с объяснением их происхождения при первичной сдаче отчетности. Регулируется возможность истребования данных пояснительных записок положениями ст. 88 НК РФ.
В целом, установленной формы данного документа также не предусмотрено, но составить пояснительную записку в налоговую по убыткам можно самостоятельно. Главное, чтобы в ней указывались следующие данные:
- Адрес налогового органа;
- Информация о налогоплательщике, его ИНН;
- Реквизиты требования, на основании которого выписывается пояснительная записка;
- Финансовые и бухгалтерские показатели предприятия;
- Размер и обоснование убытков и затрат либо внесения изменений в отчетность;
- Информация о наличии или отсутствии расхождений между бухгалтерским и налоговым учетами.
Скачать образец пояснительной записки в налоговую инспекцию
Как составить пояснительную записку к диплому
Необходимость составления пояснительных записок к дипломным работам регулируется, в первую очередь, положениями действующего государственного стандарта относительно таковых работ. При этом содержание данной записки строго стандартизировано. Так, пояснение к диплому должно в обязательном порядке включать в себя:
- Титульный лист;
- Задание на дипломную работу;
- Аннотацию дипломной работы;
- Содержание;
- Введение с краткой характеристикой и проблематикой вопроса;
- Основную часть, состоящую строго из двух глав, разбитых на параграфы;
- Обзор использованной литературы;
- Результаты дипломной работы;
- Приложения;
- Графические материалы.
Следует отметить, что в образовательных заведениях могут также устанавливаться собственные стандарты и нормативы относительно порядка составления пояснительных записок к дипломным работам. Поэтому лучше всего использовать как образец дипломные работы из архива университета.
Как составить пояснительную записку к бухгалтерскому балансу
Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу и обязательность её составления регулируются положениями приказа Министерства финансов РФ №43н от 06.07.1999. Таковой документ является необходимым приложением к сдаваемым документам отчетности, а именно: к бухгалтерскому балансу, а также отчету о прибыли и убытках. При этом таковая записка должна в полной мере раскрывать не только информацию о фактических показателях предприятия, каковые отображены в отчетности, но и давать общую оценку динамике развития бизнеса, а также проводимой финансовой политике на предприятии. В целом, пояснительная записка к бухгалтерскому балансу составляется следующим образом:
- Указываются общие сведения и информация о предприятии;
- Демонстрируется выручка от реализации продуктов и услуг и дается её оценка;
- Описываются связанные с деятельностью предприятия расходы;
- Указывается финансовый результат осуществления основной деятельности;
- Указываются прочие расходы и доходы.
- Проводится расчет налога на прибыль;
- Подводится общий финансовый итог деятельности субъекта хозяйствования;
- Приводится информация про действующую учетную политику.
Соответственно вышеизложенной информации, пояснительная записка также является не только необходимым документом для контролирующих органов, но и полезным и эффективным инструментом для внутреннего менеджмента, поэтому в зависимости от действующих правил внутреннего распорядка её содержание может дополняться любой другой необходимой для развития предприятия информацией.