Как составить штатное расписание, образец заполнения формы Т-3
Штатное расписание – документ, необходимый для эффективной и законной деятельности любой организации. В штатном расписании указывают информацию о должностных лицах организации, об общем количестве единиц в штате, а также записывают основные тарифы, учитывающие специальные надбавки, зависящие от структурных подразделений организации.
Оглавление: 1. Для чего нужно штатное расписание 2. Как заполняется штатно расписание, форма Т-3 3. Как изменить штатное расписание
Для чего нужно штатное расписание
Основная функция, которая возложена на такой документ, как штатное расписание – повышение эффективности использования работников, состоящих в организации. Это возможно благодаря тем данным, которые указываются в этом документе.
Штатное расписание дает руководителю возможность быстро сравнивать структурные подразделения организации по количеству сотрудников. Также можно быстро, оперативно сравнивать их уровень квалификации и на каком уровне находится их заработная плата.- Позволяет достаточно быстро, с минимумом уточняющей информации, оценить ту эффективность, с которой структурное подразделение организации выполняет свою работу.
- Штатное расписание позволяет руководителю увидеть, насколько загружены работники его организации, а также насколько эффективно они справляются с той работой, которая возлагается на конкретных работников.
- Без штатного расписания не обойтись, если появится необходимость в изменении должностной инструкции.
- Штатное расписание – один из документов, которые чаще всего запрашивают разнообразные проверяющие структуры. Налоговые инспекции и трудовые комиссии предпочитают сразу ознакомиться со штатным расписанием. И если его не предоставить, то подобные действия могут быть рассмотрены как нарушение законодательство, а именно ст. 5.27 КоАП РФ. Там указано, что наказанием за подобное правонарушение является штраф, размером до 5 000 рублей с должностного лица и до 50 000 рублей с юридического лица.
- Также штатное расписание необходимо, если прошло сокращение штата и один из работников считает, что его сократили незаконно. В таком случае он имеет полное право обратиться в суд. При этом представителям работодателя будет практически невозможно защититься от обвинений, если у руководителя на руках нет необходимых документов, в том числе – штатного расписания. Ведь с ним можно будет наглядно показать, что у работодателя не было подходящей сокращаемому должности и он не мог предложить другую вакансию, как того требует ТК РФ.
Стоит отметить, что штатное расписание набирает силу только после того, как его подпишет генеральный директор организации и поставит на него соответствующую печать. Но составление штатного расписания – крайне сложная, запутанная процедура, которую может выполнять только специалист, и то в тесном сотрудничестве с другими отделами структурного подразделения. Обычно этим специалистом выступает кадровик или экономист по труду. Ему придется тесно сотрудничать с бухгалтерией, и там должны завизировать штатное расписание соответствующей подписью.
Как заполняется штатно расписание, форма Т-3
Стоит отметить, что при составлении штатного расписания нужно внимательно следить за тем, совпадает ли указанное в бумагах название организации с тем, которое записано в учредительных документах. Если названия не будут совпадать, то штатное расписание не будет действовать.
Форма для заполнения штатного расписания может быть самостоятельной, то есть разработанной в рамках самой организации. Но подобное может сильно усложнить работу с контролирующими органами – налоговой, трудовой инспекцией или другими представителями бизнеса. Так что крайне рекомендуется использовать унифицированную форму, которая называется Т-3. Её утвердили в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.
Скачать образец формы Т-3 штатного расписания.
Также необходимо знать, что при составлении штатного расписания нужно писать две даты. Первая – дата, когда был составлен этот документ, а вторая – когда он вступит в силу. Также там отдельной строкой нужно указать, какой срок расписание будет действовать. Обычно его пересматривают каждый год, а значит лучше всего ставить именно этот срок действия. И эти даты лучше не путать, потому что часто так бывает, что дата составления документа, и дата, когда он вступит в силу, могут сильно отличаться.
Стоит отметить, что названия структурных подразделений, которые входят в организацию, тоже необходимо указывать при составлении штатного расписания. И в случае с обычными, коммерческими организациями, эти названия могут быть какими угодно, лишь бы они соответствовали общими требованиями, которые выдвигаются к терминологии, а также определениями и понятиями, которые являются общепринятыми. Но также стоит отметить, что для организаций, которые являются государственными или если условия труда там признаны опасными для жизни и здоровья – они обязаны пользоваться требованиями, которые указаны в классификаторах, как отраслевых, так и общероссийских.
Необходимо учитывать и нормативные документы, каковые касаются названий для подобных организация. От этого зависят те льготы, которые будут получать сотрудники, трудящие в подобных предприятиях.
Номер, которым обозначается структурное подразделение внутри организации, может быть выбран абсолютно свободно. Он необходим только для внутреннего документооборота и не может повлиять на льготы или выплаты налогов.
Наименования, которые даются той или иной должности внутри организации, могут быть любыми, в определенных рамках. Но рекомендуется использовать те названия, которые указаны в «Общероссийском классификаторе профессий» или же ОКПДТР. Там содержится не только наименования профессий, но и какие им даны кодовые обозначения. В колонке, которая называется «Примечание» стоит указывать должности, остающиеся вакантными.
Количество рабочих в штате контролируется только рабочей необходимостью организации. Необходимо, чтобы общий размер штата был не только эффективным на производстве, но и экономически целесообразным в сложившихся условиях.
Тарифы, а также заработная плата, должны быть указаны в рублях, с точностью до двух знаков после запятой. Также стоит отметить, что в штатном расписании есть раздел, который называется «Надбавки». Туда необходимо указывать не только средства, призванные простимулировать рабочий процесс (премии, например), но и любые компенсационные выплаты, полагающиеся сотруднику. Колонка «Всего» заполняется сложением всех цифр, которые указаны в стобцах с 5 по 8, и умножением их на 4. Получившаяся сумма называется – месячный фонд заработной платы.
Как изменить штатное расписание
Для того, чтобы изменить штатное расписание, нужно иметь достаточные для этого основания. Причиной для подобной процедуры может стать:
- Официальное изменение названия структурного подразделения организации;
- Оклад одной из должностей изменился и необходимо сделать перерасчет;
- Основное предприятие проходит сложную процедуру реорганизации;
- Необходимо провести сокращение штата или изменить количество штатных единиц;
Стоит отметить, что если изменения достаточно небольшие, то нет необходимости переписывать штатное расписание и вводить его отдельно. Можно заверить отдельные, маленькие изменения, издав соответствующий приказ, подписанный генеральным директором.
