Учет трудовых книжек на предприятии
В соответствии с положениями российского законодательства, сторона работодателя обязана самостоятельно обеспечивать ведение и учет трудовых книжек сотрудников. При этом данные обязанности могут возлагаться на кадровый отдел или даже на бухгалтерию предприятия, поэтому информация о том, как следует вести трудовые книжки, будет полезна в первую очередь им. В рамках статьи рассмотрим, как необходимо вести учет трудовых книжек в 2017 году в России.
Оглавление: 1. Трудовые книжки и правовое регулирование их учета 2. Порядок оформления трудовых книжек и покупки их бланков и вкладышей 3. Порядок учета и хранения трудовых книжек работника на предприятии 4. Порядок выдачи трудовых книжек работодателем
Трудовые книжки и правовое регулирование их учета
Наличие трудовой книжки при трудоустройстве, её ведение и хранение в большинстве случаев является необходимостью в соответствии с действующим трудовым законодательством России. На 2017 год трудовые книжки в Российской Федерации регулируются различными нормативными документами. К таковым можно отнести:
Постановление правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». Данный документ регулирует основную форму трудовых книжек и вкладышей, вопросы учета и хранения книжек, их выдачи и общие правила заполнения.- Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Этим документом, как можно понять из названия, устанавливаются общие принципы заполнения трудовых книжек. При этом данная инструкция может полноценно использоваться работодателями и кадровыми служащими. Кроме этого, в ней рассматриваются спорные ситуации, в том числе связанные с внесением в трудовую книжку исправлений и правок.
- Статья 66 Трудового кодекса РФ. Нормативы данной статьи обобщают изложенную в иных нормативных документах информацию и прямо фиксируют трудовую книжку как основной документ трудящегося, устанавливающий его фактический стаж и историю трудовой деятельности.
В правительстве РФ допускается возможность упразднения и отмены трудовых книжек. В частности, ранее трудовые книжки собирались отменить к 2017 году, однако этого не произошло. Планируется к введению альтернативная система электронных трудовых книжек в 2018 году, которая, тем не менее, не будет означать отмену традиционных бумажных носителей.
Основным назначением трудовых книжек является сохранение информации о трудовом стаже работника, на основании которой обеспечивается последующее начисление пенсии и соответствующих надбавок. Таким образом, трудовая книжка является крайне важным документом для работника. Поэтому законодательство относит её к документам строгой отчетности, в отношении которых действуют особые нормативы по учету, ведению и хранению.
Порядок оформления трудовых книжек и покупки их бланков и вкладышей
Так как в соответствии с действующим законодательством, обязанность оформления трудовых книжек для сотрудников возлагается исключительно на работодателя, он обязан иметь в наличии бланки и вкладыши таковых документов. Однако ответ на вопрос, где купить бланки трудовых книжек может быть нетривиальным. Так как трудовая книжка выступает документом установленного образца, изготовление её бланков производится исключительно государственным предприятием «ГОЗНАК». Приобретение же готовых бланков трудовых книжек работодатель может осуществить через распространителей, уполномоченных изготовителем. В частности, к таковым относятся многие магазины канцтоваров и литературы.
Несмотря на то, что покупка бланка трудовой книжки является обязанностью работодателя, он вправе требовать от сотрудника компенсации понесенных затрат на приобретение бланков и вкладыша. Тем не менее, если при оформлении бланк или вкладыш были испорчены – работодатель не имеет права требовать оплаты новых бланков сотрудником, равно как и в случаях, когда трудовая книжка была утеряна или испорчена работодателем при хранении.
Действующее законодательство предусматривает необходимость оформления трудовых книжек для сотрудников, проработавших пять дней у работодателя, если данные трудовые взаимоотношения для таковых сотрудников являются основными. Оформлять данный документ для лиц, которые работали меньшее число дней, либо для которых эта трудовая деятельность не является основной – не обязательно. При этом работодатель обязан заполнить трудовую книжку в присутствии работника не позднее, чем через семь дней после его трудоустройства.
Порядок учета и хранения трудовых книжек работника на предприятии
Обязанность по хранению и учету наличествующих трудовых книжек также возлагается на работодателя. Так, для учета трудовых книжек из числа сотрудников предприятия должно быть назначено соответствующее лицо. Традиционно, таким лицом выступает начальник кадрового отдела. При отсутствии кадровых специалистов, обязанности по учету и хранению обычно налагаются на бухгалтера, а в случае самозанятости работодателя на предприятии он также может взять их и на себя лично.
Связанными непосредственно с хранением и учетом трудовых книжек являются следующие два документа, наличие которых обязательно для работодателя:
- Приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Данный документ обычно ведется именно бухгалтерией предприятия. В эту книгу вносится информация о получении и расходовании бланков трудовых книжек и вкладышей с обязательным внесением номера каждого документа. В случае порчи бланка или вкладыша, данные действия тоже должны быть отображены в данной книге.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эта книга ведётся кадровым отделом предприятия. В ней регистрируется непосредственное оформление трудовых книжек на отдельных работников, а также их выдача в случае увольнения. При этом в случае выдачи трудовой книжки сотруднику, он обязан поставить в данной книге свою подпись.
По факту учета кадровых книжек ответственное лицо обязано составлять и сдавать работодателю ежемесячный отчет. Все документы учета трудовых книжек должны иметь нумерацию, быть прошнурованы, а также заверены печатью предприятия и опломбированы.
Как сами трудовые книжки, так и их бланки и вкладыши являются документами строгой отчетности. То же самое касается и книг учета их движения или приходно-расходной книги. Хранение их осуществляется в сейфе с ограниченным доступом, в соответствии с правилами архивного хранения документов.
Порядок выдачи трудовых книжек работодателем
Выдача трудовых книжек работнику производится исключительно в случае его увольнения. При этом таковая выдача проводится непосредственно в день увольнения. В случае, если по вине работодателя работник не получит трудовую книжку в день увольнения, то все дни до её фактического получения будут считаться как таковые, в которые данный сотрудник работал. Соответственно за эти дни должна быть начислена заработная плата.
При выдаче в трудовую книжку и в книгу учета движения трудовых книжек вносятся записи об увольнении работника, со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса, а также её часть и параграф в соответствии с каковыми и проводится увольнение. При этом если работник не является за трудовой книжкой, работодатель вправе направить ему почтовое уведомление о необходимости получить данный документ. Для подтверждения факта отправки этого уведомления рекомендуется отправлять его заказным письмом, с описью вложений и уведомлением про получение либо отказ от получения.
В случае смерти работника либо получения им статуса недееспособности, трудовая книжка выдается его близким родственникам при предъявлении свидетельства о смерти. Окончательный расчет проводится в день выдачи трудовой книжки, однако выдача причитающихся заработанных средств производится только после открытия наследства ответственному за его распределение лицу, либо по предъявлении документа, удостоверяющего право на получение такового наследства. При признании работника недееспособным, трудовая книжка и расчет выдаются лицу, являющегося официальным опекуном такового работника.
Предприятие обязано хранить невостребованные трудовые книжки и их дубликаты в течение двух лет в кадровом отделе. После чего они могут быть переведены в архив, где их утилизация допускается лишь по прошествии пятидесятилетнего срока с момента фактического увольнения сотрудника.
При необходимости работник может получить копию трудовой книжки, работодатель обязан выдать её, либо выписку из неё в течение трех рабочих дней с момента получения такового требования со стороны сотрудника. Выдача же оригиналов трудовых книжек не допускается, в том числе и по требованию работника, за исключением случаев его увольнения.
(421 голос., средний: 4,58 из 5)
Загрузка...
