Как рассчитать командировочные

Согласно российскому трудовому законодательству, каждый сотрудник, направляемый в командировку, обязан получать от работодателя компенсацию всех понесенных в ходе таковой служебной поездки расходов, связанных с непосредственным исполнением рабочих обязанностей. При этом порядок проведения расчетов с сотрудником в таком случае строго регламентирован в законодательном порядке.

Оглавление: 
1. Что входит в командировочные расходы?
2. Порядок расчета суточных
3. Расчет заработной платы сотрудника на время командировки
4. Порядок компенсации расходов и учета суточных работника
5. Порядок получения компенсации понесенных расходов от работодателя через суд

Что входит в командировочные расходы?

Под командировочными расходами трудовое законодательство подразумевает все расходы сотрудника, связанные с исполнением распоряжения о командировке. В частности, в них входят:

• Ежедневные затраты сотрудника или же суточные;
• Затраты на проезд;
• Оплата проживания;
• Питание работника;
• Дополнительные расходы, необходимые для исполнения рабочих обязанностей.

Помимо вышеупомянутых расходов, за работником также сохраняется его средний заработок за все дни нахождения в командировке за исключением выходных и праздничных дней, если во время таковых он не находится в дороге, не работает, и не выезжает или возвращается из командировки.

Порядок расчета суточных

Ст. 168 ТК РФ регламентирует обязательное представление сотруднику суточных на каждый день его нахождения в командировке, вне зависимости от того, будет ли он в этот день работать, или же таковой день будет выходным или придется на дорогу. При этом законодательно не регламентирован обязательный минимальный размер таковых суточных.

Тем не менее, законодательство РФ предусматривает отсутствие налогообложения суточных НДФЛ вплоть до определенной суммы. Она составляет на каждый день:

• 700 рублей для поездок внутри территории Российской Федерации;
• 2500 рублей для командировок за рубеж.

При этом работодатель вправе установить размер суточных как свыше, так и ниже этого показателя – регламентируется это коллективным трудовым договором, правилами трудового распорядка или же другими внутренними нормативными актами.

Для однодневных командировок выплата суточных может предусматриваться работодателем, однако не является обязательной и в обязательном порядке облагается НДФЛ.

Расчет заработной платы сотрудника на время командировки

За сотрудником во время исполнения своих обязанностей в командировке сохраняется право на получение своего среднего заработка за двухлетний период. Отличие среднего заработка от оклада заключается в том, что он высчитывается с учетом всех надбавок и премий и с вычетом дней вынужденной нетрудоспособности. При этом высчитывается непосредственно средний дневной заработок, который и применяется для подведения отчетности по командировке.

Выходные дни, приходящиеся на командировку, не подлежат оплате в пределах среднего заработка, если работник в таковые дни не занимается исполнением своих служебных обязанностей. Однако на таковые дни всё равно в обязательном порядке выделяются суточные.

Порядок компенсации расходов и учета суточных работника

Работодатель перед направлением сотрудника в командировку обязан выдать ему аванс на все планируемые расходы, а также суточные исходя из их установленного объема на все дни командировки. При этом работник по возвращении должен предоставить собственноручно составленный авансовый отчет по всем понесенным расходам, а также документы, подтверждающие целевое расходование предоставленных ему средств и отчет по расходованию предоставленных перед командировкой финансов.

При этом, если затраты работника превысили аванс, то работодатель обязан компенсировать их сотруднику. Исключение могут составлять случаи намеренной растраты средств работником, что может повлечь за собой судебное разбирательство. В случае отказа работодателем компенсировать понесенные работником затраты, последний может обратиться в органы правосудия для их принудительного взыскания.

Порядок получения компенсации понесенных расходов от работодателя через суд

При невыплате работнику средств, которые тот потратил за время командировки при наличии соответствующих чеков и других документов, однозначно подтверждающих затраты, сотрудник может обратиться в районный суд по месту своего проживания или по месту ведения работодателем деятельности. Если работодатель не выплатил аванс или не компенсировал командировочные расходы в полной мере, то все таковые документы, вместе с подтверждением факта командировки работнику следует приложить к исковому заявлению.

Ключевой задачей в таком случае, как показывает судебная практика, является необходимость доказательства факта командировки. В таком случае от работодателя суд может потребовать предоставления табеля учета рабочего времени, в котором нахождение работника в командировке должно отмечаться соответствующим кодом. Работнику же сейчас доказать свое направление в командировку после отмены обязательного оформления командировочного удостоверения может быть проблематично. Однако перед направлением в командировку он всегда может потребовать от работодателя письменный приказ, который впоследствии может служить доказательством пребывания в командировке.

При этом отсутствие расходов, которые понес работник, в бюджете организации, в том числе и если работодатель является бюджетной государственной организацией, не может выступать причиной для отказа сотруднику в компенсации понесенных расходов. Судебная практика подтверждает таковое правило. Так, в качестве примера можно рассмотреть следующую ситуацию.

Гражданин А, являющийся сотрудником городского совета города Н, был направлен по приказу своего прямого руководителя в командировку с 02.03 по 10.03. Ему были выделены суточные в размере 200 рублей на день и именно они составляли весь аванс размером в 1600 рублей. Гражданин А поселился в гостинице и ежедневно оплачивал её, вместе с питанием из своих личных средств, сохраняя все чеки, а также самостоятельно приобретал билеты на поезд – как туда, так и обратно. Согласно составленному им авансовому отчёту, всего им было потрачено 8800 рублей за всё время командировки, которые работодатель отказался компенсировать.

Во время судебного разбирательства, работодатель настаивал на отсутствии соответствующих статей расходов в бюджете городского совета, обосновывая этим невозможность компенсации гражданину А, его расходов. Судом не был принят таковой факт во внимание, и руководствуясь положениями ст. 168 ТК РФ, которая прямо предусматривает компенсацию со стороны работодателя всех расходов сотрудника, связанных с выполнением своих обязанностей в командировке, суд принял решение обязать работодателя оплатить гражданину А все понесенные затраты в размере 8800 рублей, а также компенсацию за задержку таковой выплаты в установленном законом порядке за 20 дней просрочки оплаты в 120,27 руб.

Суточные, выплаченные гражданину А в вышеописанном случае, не вычитались из общего размера компенсации, так как он не обязан отчитываться по их тратам.

(388 голос., средний: 4,56 из 5)

Загрузка...