Как написать служебную записку: образец
Под служебной запиской подразумевается внутренний документ на предприятии, являющийся нормативным способом донесения необходимой информации от одного сотрудника другому. При этом данный документ имеет отдельные юридические нюансы, важные в исполнении трудовой деятельности. В рамках статьи рассмотрим, как написать служебную записку, а также какой правильный порядок ее заполнения и учета.
Оглавление: 1. Что такое служебная записка и зачем она нужна 2. Порядок составления служебных записок 3. Служебные записки и отдельные нюансы их оборота на предприятии
Что такое служебная записка и зачем она нужна
Вопросам использования служебных записок российское трудовое законодательство не уделяет внимания. Упоминаются данные документы в отдельных положениях Трудового кодекса, что позволяет квалифицировать их как информационный документ для внутреннего оборота на предприятии, не обязывающий ни к чему, однако учитывая его письменную форму и указание точного времени и иной информации, порождающий определённые правовые последствия.
В частности, служебные записки могут использоваться для официального информирования работниками своих руководителей и коллег о невозможности выполнения тех или иных задач, связанных с прямыми рабочими обязанностями, о необходимости приобретения отдельных предметов, проведения определенных работ и других мероприятий. При этом наличие таковой записки является одним из основных факторов, освобождающих работника от ответственности.
Фактически, служебная записка поднимает определённую проблему, связанную с осуществлением трудовой деятельности сотрудника и переносит ответственность за её исполнение на других сотрудников, руководителей или коллектив. Впоследствии, данная записка может выступать как доказательство при возможных трудовых спорах, разбирательствах и назначении дисциплинарных взысканий. Но таковое её применение возможно лишь при условии соблюдения правильного порядка составления и оформления служебных записок.
Как составить служебную записку: образец
Нормативов, которые регулировали бы составление, форму и порядок подачи служебных записок на федеральном, региональном либо муниципальном уровнях, не существует. Тем не менее, на отдельных предприятиях внутренними положениями, распоряжениями и нормативами может устанавливаться строгая и конкретная форма исполнения и оборота таковых документов. В случае, если таковая форма предусмотрена правилами внутреннего распорядка, служебные записки могут считаться документами, порождающими юридические последствия, только в случае соответствия обозначенным формам и нормативам.
В иных же ситуациях допускается свободное составление таковых документов, однако в целом рекомендуется придерживаться ряда устоявшихся нормативов по составлению типовых служебных записок. В частности, если возникла необходимость написать служебную записку, можно придерживаться следующего пошагового порядка оформления:
- Адресат записки. Он указывается в правом верхнем углу, с обязательным указанием фамилии, инициалов и должности такового адресата, а также с полным наименованием предприятия и подразделения, внутри которого действует таковая записка.
- Преамбула записки. В ней обозначается название документа — «Служебная записка», а также порядковый номер, если нумерация записок предусматривается правилами предприятия, и таковые документы подлежат отчетности и хранению в архивах.
- Изложение сути проблемы либо ситуации, о которой информируется адресат записки.
- Указание предложений по возможному решению своих ситуаций или необходимых действий со стороны руководителя или адресата, которые могли бы поспособствовать устранению проблемы.
- Внизу записки, строго по окончании её текста, указываются должность, фамилия и инициалы автора данного документа, а также проставляется дата и подпись. Кроме этого, допускается также и указание точного времени составления и направления записки, если это может иметь значение для разрешения сложившейся ситуации.
Допускается заверение записки печатью предприятия и составление записи о ней в архивных документах. При этом функции передачи записки адресату может исполнять как канцелярия или секретариат, так и кадровый отдел или любые другие сотрудники данного предприятия.
Скачать образец служебной записки
Служебные записки и отдельные нюансы их оборота на предприятии
Современные технологии позволяют использовать внутри предприятий различные системы электронного документооборота. При этом допускается возможность направления и служебных записок в электронном виде. Таковые документы могут отправляться как посредством электронной почты, так и с помощью любых других принятых на предприятии средств для обмена сообщениями или иными данными.
Юридическое значение имеет передача записок в электронном виде исключительно в случае, если правила внутреннего распорядка подразумевают использование отдельных систем и способов коммуникации между сотрудниками в электронном виде. В противном случае использовать таковую служебную записку как доказательство не будет возможно.
В целом, главный спектр применения служебных записок – возможная защита работника от дисциплинарных наказаний за неисполнение своих служебных обязанностей. Эта функция во многом похожа на функцию объяснительных, однако объяснительная пишется по факту свершившегося неисполнения, а записка составляется с целью предварительного уведомления. Соответственно, наличие таковой записки может служить весомым доказательством невозможности привлечения работника к ответственности дисциплинарного характера, если содержание документа будет ясно демонстрировать невозможность исполнения возложенных на трудящегося обязанностей не по его собственной вине. При этом записка может использоваться в качестве доказательства, как во время проведения внутренних служебных расследований, так и в последующих судебных разбирательствах.
(414 голос., средний: 4,55 из 5)
Загрузка...
